Als praten geld kost…

Afgelopen week verzorgde ik een workshop over vergaderen voor het Graafschap College. In de workshop ging het vooral om wat je zélf kunt bijdragen aan een efficiënte en effectieve vergadering. Want een goede vergadering is geen vanzelfsprekendheid…

Ik vroeg de deelnemers aan de workshop naar hun grootste vergaderergernis. Met stip op nummer één: de te lang durende vergadering. Verder ergerde men zich aan afspraken die niet nagekomen worden, mensen die herhalen wat een ander al  gezegd heeft en discussies die alle kanten op gaan. Ook een discussie voeren over iets, waarvan na afloop blijkt dat het besluit allang genomen is, wordt niet gewaardeerd.

Heel herkenbaar, ongetwijfeld, maar wat doe je er aan? Natuurlijk, een goede voorzitter is een must. Eentje die niet alleen inhoudelijk de discussie leidt, maar ook durft in te grijpen bij lange monologen en oog heeft voor de ’stillen’. Ook een agenda is broodnodig. Op een goede agenda staat niet alleen over welke onderwerpen gesproken wordt, maar ook hoeveel tijd er voor elk onderwerp is gereserveerd én met welk doel een bepaald topic wordt besproken. Want het maakt een groot verschil of je over een personeelsuitje gaat brainstormen of dat je een beslissing gaat nemen over welke nieuwe lesmethode aangeschaft gaat worden.  Allemaal open deuren, al zijn ze in de praktijk niet altijd zo vanzelfsprekend.

Maar, zoals gezegd, wat kun je nu zelf – als je geen voorzitter bent – bijdragen? In de workshop heb ik de deelnemers laten ervaren hoe het is om bewust te praten. En ook bewust niet te praten. Want een belangrijke reden voor de nummer één vergaderergernis – ze duren te lang – is dat mensen vaak maar blijven praten. Tóch even aangeven dat je het eens bent met de vorige spreker, maar nog wel met een eigen aanvulling. Tóch nog even het zojuist genomen besluit in twijfel trekken. Het gebeurt!

In de workshop hebben de deelnemers een discussie gevoerd met ‘praatgeld’, kaartjes die bij elke uitspraak ingeleverd moesten worden. Dus praten is betalen en als je geld op is, mag je niet meer praten. Natuurlijk is het in de setting van een workshop altijd wat gekunsteld, maar toch bleek duidelijk het effect. Men werd zich meer bewust van de ‘kostbaarheid’ van hun inbreng en zei alleen nog iets als er werkelijk iets te zeggen viel. Sommigen begonnen strategisch een kaartje achter te houden, om aan het eind nog iets te kunnen zeggen. En iedereen luisterde ineens naar elkaar!

Misschien een leuk ideetje voor de Haagse vergadertijgers: betalen om te praten